Aktivitas Bisnis Dalam Siklus Pengeluaran Dan Diagram Arus Datanya

Aktivitas Bisnis Dalam Siklus Pengeluaran Diantaranya . . .

1.      Prosedur Permintaan Barang

Aktivitas Bisnis yang pertama kali dilakukan dalam siklus pengeluaran adalah permintaan barang atau suplais. Keputusan Kunci yang dibuat pada proses ini adalah mengidentifikasi barang apa yang akan dibeli, kapan dibutuhkan, dan berapa banyak yang akan di beli. Keputusan ini normalnya dibuat oleh fungsi pengawas persediaan (inventory control), meskipun informasi tentang kebutuhan barang diperoleh dari departeman pengguna barang. Permintaan Pembelian kadang-kadang juga di buat oleh siklus produksi atau dari fungsi penjualan yang menyampaikan informasi tentang back order.

2.      Prosedur Pemesanan Barang

Aktivitas pokok yang kedua dalam siklus pengeluaran adalah pemesanan suplais dan bahan baku. Aktivitas pembelian biasanya dilakukan oleh petugas pembelian atau karyawan pembelian dalam departeman pembelian.

Keputusan Kunci: Pemilihan Pemasok. Keputusan penting yang dibuat pada tahap ini adalah pemilihan pemasok dengan mempertimbangkan harga, kualitas, dan kualitas pengiriman. Komitmen terhadap kualitas dan pengiriman yang dimiliki oleh para pemasok sangat penting, terutama pada sistem JIT, karena keterlambatan pengiriman atau dalam pengiriman terdapat produk cacat dapat mengancam seluruh sistem. Sekali seorang pemasok terpilih untuk memasok sebuah produk,identitas pemasok tersebut akan menjadi badian dari atau dimasukan ke dalam file induk persediaan. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari proses seleksi pemasok ketika akan membeli barang yang sama di kemudian hari. Dengan cara ini, maka kinerja pemasok secara periodic dievaluasi untuk menentukan apakah pemasok tersebut masih dapat dipertahankan atau tidak. Evaluasi ini tidak hanya melibatkan masalah harga, namun juga kualitas produk yang dibeli dan kinerja pengiriman barang. Sistem Informasi Akuntansi yang baik, seharusnya juga dirancang untuk dapat menangkap dan menelusur informasi ini.

     Bagan Alir Aktivitas Memesan Barang 

Diagram Arus Data Memesan Barang 

 

3.      Prosedur Penerimaan Barang

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan menyimpan barang yang dipesan. Departeman penerima barang bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok. Selain barang diterima, kemudian dilaporkan ke manajer bagian gudang, untuk kemudian meneruskannya ke manajer pabrik. Departemen penyimpanan barang yang bertanggung jawab  kepada manajer bagian gudang, bertanggung jawab untuk menyimpan barang. Informasi tentang tentang penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengawas persediaan,untuk memperbarui catatan persediaan. Tujuan diselenggarakan prosedur ini adalah: (a) untuk menjamin bahwa semua penerimaan bahan baku, perlengkapan, dan aktiva lain yang dibeli telah diotorisasi kan (b) untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan akuntansi.

Bagan Alir Aktivitas Menerima dan Menyimpan Barang

Diagram Arus Data Aktivitas menyimpan Barang

 

4.      Prosedur Pencatatan Utang

Aktivitas keempat dalam siklus pengeluaran adalah proses persetujuan pembayaran faktur pembelian. Proses ini dilaksanakan oleh departemen hutang dagang yang bertanggung jawab terhadap direktur keuangan. Tujuan diselenggarakannya subsistem ini adalah untuk mancatat kewajiban membayar kepada pemasok. Input aplikasi ini adalah faktur pembelian, catatan penerimaan barang, pesanan pembelian (open purchase order) dan file rincian pesanan pembelian(purchase order detail files).

Secara legal, kewajiban untuk membayar ke pemasok mulai timbul saat barang diterima.meskipun demikian,untuk alasan praktis, sebagian besar perusahaan mencatat utang setelah diterima dan disetujuinya faktur pembelian. Tujuan dilakukannya cara ini adalah untuk mengotorisasi dan menentukan apakah faktur yang diterima layak di bayar.tentunya faktur pembelian dikatakan layak di bayar jika barang dan jasa yang dipesan benar-benar telah diterima oleh perusahaan. Untuk mencapai tujuan ini, diperlukan informasi dari bagian pembelian (berupa tembusan order pembelian) dan fungsi penerimaan barang (berupa laporan penerimaan barang. Tembusan order pembelian dari bagian pembelian menegaskan bahwa barang atau jasa yang tercantum dalam faktur pembelian benar-benar dipesan. Tembusan laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian gudang menegaskan tentang kuantitas dan kondisi yang diterima.

5.      Prosedur Pengeluaran Kas

Aktivitas terakhir pada siklus pengeluaran adalah pembayaran faktur yang telah disetujui. Aktivitas ini, disebut dengan aktivitas pengeluaran kas, dilaksanakan oleh kasir, yang bertanggung jawab kepada manajer keuangan. Tujuan diselenggarakannya aplikasi ini adalah untuk menjamin bahwa pembayaran kepada pemasok dilakukan tepat waktu dan dalam jumlah yang benar. Input bagi aplikasi ini adalah catatan dari file voucher.

Keputusan kunci dalam prosedur pengeluaran kas adalah menentukan apakah perusahaan akan memanfaatkan fasilitas potongan yang tersedia atau tidak. Untuk membuat keputusan ini,dibutuhkan informasi anggaran kas jangka pendek. Dalam anggaran kas tersebut tergambar taksiran arus kas masuk dan arus kas keluar untuk satu periode tertentu di masa mendatang (biasanya satu tahun). Informasi yang tercantum dalam anggaran tersebut berasal dari berbagai sumber. Bagian piutang dagang memberikan proyeksi penerimaan kas. File utang dagang dan file order pembelian menunjukan potensi pembayaran kepada para pemasok, yang bermakna taksiran arus kas keluar di masa mendatang. Fungsi sumber daya manusia memberikan informasi tentang kebutuhan kas untuk pembayaran gaji karyawan.jika cukup anggaran kas menunjukan bahwa perusahaan membutuhkan kas dalam jumlah yang untuk memenuhi kebutuhan pengeluaran kas,maka fasilitas potongan yang tersedia harus dimanfaatkan agar dapat diperoleh penghematan pengeluaran kas.

Sumber :

http://angelia-tamajagakarsa.blogspot.co.id/2014/12/siklus-pendapatan-siklus-pengeluaran.html

http://lindapurwati.blogspot.co.id/

Bagian - Bagian Yang Terkait Dalam Siklus Pengeluaran Dan Tugasnya

Sistem Manual Pengeluaran Kas:

1.  Bagian utang usaha

Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya (permintaan, pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur) ke bagian pengeluaran kas.

2. Bagian pengeluaran kas

Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek yang juga disebut jurnal pengeluaran kas.

3.  Bagian buku besar

Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Angka dalam voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari pembayaran ke pemasok. staf administrasi bagian buku besar mencatat ke akun pengendali utang usahadan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan iktisar buku pembantu utang usaha. Pekerjaan ini mengakhiri prosedur pengeluaran kas.

Tugas Per divisi:

Departemen Persediaan

1.      Mengecek persediaan

2.      Mencatat persediaan yang rusak

3.      Membuat daftar persediaan barang rusak dan mengumpulkan barang yang rusak.

4.      Menyerahkan ke bagian manajer persediaan

·       Manajer Persediaan:

1.      Melakukan pengecekkan

2.      Departemen Pembelian

3.      Membuat surat retur dan menyerahkan ke supplier Supplier

4.      Menyiapkan barang retur / uang pengganti barang retur

5.      Menyiapkan bukti pengembalian retur

·         Bagian penerimaan:  

1.      Mengecek barang retur

2.      Mencatat penerimaan barang retur

3.      Membuat laporan penerimaan retur dan menyerahkan barang ke bagian persediaan

·         Bagian persediaan

1.      Melakukan pengecekan kembali

2.      Manajer Persediaan

3.      Membuat catatan penerimaan barang retur

4.      Menyerahkan laporan ke bagian akuntansi

·         Bagian Akuntansi

Membuat laporan penerimaan barang retur

·         Pimpinan

Memeriksa dan mengesahkan laporan penerimaan barang retur .

Sumber :

http://razzone-azhari.blogspot.co.id/2015/01/bagian-bagian-terkait-siklus.html

Siklus Pengeluaran

Pengertian Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang-barang dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikandan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.

Tujuan Siklus Pengeluaran

Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi:

1.     Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan.

2.    Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar.

3.    Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan.

4.     Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar.

5.     Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat.

6.    Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha.

7.  Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi.

8.  Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh.

Fungsi Siklus Pengeluaran

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari:

1.      Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut.

2.      Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang.

3.      Memastikan validitas kewajiban pembayaraan.

4.      Menyiapkan pengeluaran kas.

5.      Mengelola utang usaha.

6.      Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum.

7.      Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan.

Referensi :

http://angelia-tamajagakarsa.blogspot.co.id/2014/12/siklus-pendapatan-siklus-pengeluaran.html